Bedrijfsvoering
De Gemeente Zwolle is een flexibele en omgevingsbewuste netwerkorganisatie die werkt vanuit de volgende 4 principes:
- We werken opgavegericht;
- We zijn gastvrij en maken het mogelijk;
- We zijn professional partner en
- We zijn vernieuwend.
Deze principes, verder uitgewerkt in onze organisatievisie ‘Op Koers’, geven richting voor de manier waarop wij werken en willen samenwerken met onze partners.
In Zwolle wordt het ‘Huis van Control’ toegepast. Vanuit het te realiseren beleid en de besturingsfilosofie wordt de vertaling gemaakt naar wat nodig is voor de verschillende kamers (organisatie, instrumenten, processen en houding & gedrag) van het huis, waardoor de verschillende facetten met elkaar in samenhang worden bekeken. Hierdoor neemt de complexiteit van de organisatie af, terwijl de kamers met elkaar in verbinding staan en vormgegeven worden vanuit de besturingsfilosofie en beleid & doelen. Samenhang (welke doelen streven we na) en eenduidige werkwijze (op welke manier werken wij in Zwolle) worden hierdoor geborgd. Binnen de eenduidige werkwijze worden verschillende control-niveaus toegepast, welke in gezamenlijkheid resulteren in een beheersbare bedrijfsvoering (rechtmatig, doelmatig en doeltreffend):
Controllijn | Functie | Focus & verantwoordelijkheid |
|---|---|---|
1e lijns | Afdelingshoofd | Eindverantwoordelijk voor de realisatie van gestelde doelen en de sturing en beheersing daarop binnen de vastgestelde scope |
2e lijns | Adviseurs control afdelingen (JZ, IV, HR, Fin., concern) | Ondersteunen, adviseren en toetsen van de 1e lijn in de rol van adviseur. De business controller heeft specifiek een taak in de verbinding en samenhang. |
3e lijns | Adviseurs (m.n. concern en VIC) | Toets op de werking van de 1e en 2e lijn, organisatiebrede control en de koppeling met formele P&C cyclus |
Directie | Directeur | Sturing vormgeven in samenspel met het afdelingshoofd |
Zwolle is een stad die bloeit en groeit. Dat heeft ook effect op de ambtenaren die bij de gemeente werken en de wijze waarop zij hun werk doen. In 2022 geven we vervolg aan de ontwikkeling van de organisatie op deze onderdelen. We continueren de managementcyclus en implementatie van opgavegericht werken. We investeren daarbij in de competenties van onze medewerkers en de kwaliteit van onze processen.
Nadrukkelijker willen we sturen op thema’s die van toegevoegde waarde zijn voor Zwolle als stad en gemeente. We focussen ons daarbij op toegankelijke dienstverlening, groei en duurzaamheid en gezondheid en inclusiviteit.
In 2022 hebben we aandacht voor de lerende organisatie en vinden de ontwikkeling van onze medewerkers belangrijk. De opgestelde Zwolse visie op leren geeft richting en vanuit de verbinding tussen leiderschap, cultuur en visie streven we naar een zo groot mogelijk leervermogen van onze organisatie.
Post-covid wordt er bewust gekozen voor hybride werken. Een combinatie van digitaal en fysiek op kantoor werken is een effect van covid die de organisatie wil behouden. Hierdoor ontwikkelen we het plaats- en tijdonafhankelijk werken door, uiteraard met aandacht voor en binnen de geldende kaders van arbo en veiligheid.
Onder andere vanwege, maar niet uitsluitend door het hybride werken nemen ook de noodzaak en urgentie van cybersecurity toe. Het verhogen van de digitale weerbaarheid is een aandachtspunt voor 2022 waarin ook college en raad nadrukkelijk betrokken worden. Hierbij ligt de focus op zowel technische als gedragscomponenten (bewustwording).
Indicatoren
Uiteraard worden ook in 2022 de 5 verplichte BBV-indicatoren gebruikt. Deze kunt u hier vinden.
Hierin zien we een toename van formatie en bezetting, maar tegelijkertijd een afname van het percentage inhuur. Er is ook sprake van een toename in de apparaatskosten, maar een daling van het percentage overhead. Beide indicatoren liggen bovendien lager dan bij vergelijkbare gemeenten (o.b.v. benchmark Vensters voor Bedrijfsvoering).
In de regeling Beleidsindicatoren zijn de beleidsindicatoren opgenomen die met ingang van begrotingsjaar 2017 moeten worden opgenomen in de programma's. De meest actuele set beleidsindicatoren en bijbehorende gegevens kunt u vinden op de website Waarstaatjegemeente.nl via de tegel “Besluit Begroting en Verantwoording”. De vergelijking van de gemeente Zwolle ten opzichte van andere 100.000 - 300.000 gemeenten per 1 oktober 2021, vindt u hier.
Rechtmatigheidsverantwoording
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is op 17 juni 2021 met 1 jaar uitgesteld. Vanaf 2022 moet het College een rechtmatigheidsverantwoording afgeven, als oordeel over de eigen jaarstukken. Met een rechtmatigheidsverantwoording verklaart het college dat zij rechtmatig heeft gehandeld. Deze verantwoordelijkheid verschuift hiermee van de onafhankelijke accountant naar het College.
Met het uitstel van de invoeringsdatum zijn ook de voorbereidingen getemporiseerd. Echter, de betrokkenheid van de audit commissie blijft ongewijzigd. In 2022 zal vaststelling normenkader en verantwoordingsgrens door de raad plaatsvinden. Deze grens mag ergens tussen 0% en 3% van de totale lasten inclusief dotaties aan reserves liggen. De gekozen grens moet een juiste balans bewaken tussen het voorzien in de informatiepositie van de raad en de kosten van de verantwoording qua uitvoering door de ambtelijke organisatie. Op dit moment is de grens (al jaren) 1% voor fouten en 3% voor onzekerheid.